Debida Diligencia en el proceso de Cumplimiento

Por: Roberto Morales, gerente de Cumplimiento

Los procedimientos de debida diligencia se refieren, dentro de la prevención de lavado de activos, a las investigaciones o evaluaciones que una empresa realiza antes de entrar en una transacción importante, como una venta, inversión o contratación, estas evaluaciones deben mantenerse en el tiempo, aunque ya se haya comenzado la relación comercial. Estos procedimientos son cruciales para minimizar los riesgos y garantizar que la empresa tome decisiones con información veraz. Con personas naturales es un poco diferente ya que, dependiendo del apetito al riesgo, la debida diligencia puede hacerse solicitando un documento de identificación o solicitar hasta reportes presentados a Ministerio de Hacienda de los impuestos declarados, constancias de salario, etc.

La debida diligencia ya no se refiere únicamente al momento de solicitar un préstamo, la normativa establece que debe hacerse con los clientes, proveedores y colaboradores. Se realiza una investigación detallada sobre la otra parte involucrada. Esto puede incluir revisar estados financieros, estructura organizativa, historial legal, cumplimiento normativo, entre otros.

Se identifican y evalúan los riesgos potenciales que podrían surgir de la transacción. Esto incluye riesgos operativos, financieros, legales y de reputación que podrían afectar el éxito futuro de la empresa.

En las empresas, durante el proceso de debida diligencia, se pueden experimentar varios impactos y cambios, fomenta la transparencia en su funcionamiento. La alta gerencia de las empresas puede tomar decisiones estratégicas con mayor confianza, respaldadas por datos concretos y análisis exhaustivos.

Por otro lado, cuando un cliente se considere de alto riesgo, por el tipo de actividad económica que desarrolla, por ejemplo, se realiza una debida diligencia ampliada, detallándose a continuación los posibles requerimientos de información:

Para personas naturales:

a. Obtener información adicional acerca del origen de sus bienes y/o fondos, su patrimonio y sus relaciones contractuales con otros sujetos obligados.

b.Realizar una entrevista al cliente o contraparte y una visita a sus instalaciones por parte de la unidad de negocios con un informe escrito del resultado de esta.

c. Obtener la aprobación de la alta gerencia para establecer o continuar relaciones comerciales con aquellos clientes o contrapartes calificados como de alto riesgo o categorizados como PEP.

Para personas jurídicas:

a. Obtener información adicional acerca del origen de los recursos, patrimonio y la fuente de los fondos.

b. Realizar una entrevista al cliente o contraparte y una visita a sus instalaciones por parte de la unidad de negocios con un informe escrito del resultado.

c. Identificar a los administradores del potencial cliente o contraparte.

d. Cualquier otra medida intensificada que sea eficaz y proporcional a los riesgos identificados por el sujeto obligado.

e. Obtener la aprobación de la alta gerencia para establecer o continuar relaciones comerciales con aquellos clientes o contrapartes calificados como de alto riesgo o categorizados como PEP.

f. Llevar a cabo un monitoreo continúo intensificado de la relación contractual o de otra índole, incrementando la cantidad y la duración de los controles aplicados, y selección de los patrones de transacciones que necesitan un mayor examen;

g. Obtener información adicional sobre el cliente o contrapartes y actualización de los datos de identificación del cliente y beneficiario final.

h. Obtener información adicional sobre el carácter que se pretende dar a la relación comercial.

i. Obtener información sobre las razones de las transacciones tentadas o efectuadas.

Las empresas deben dar pleno cumplimiento a las normas relacionadas con protección y tratamiento de datos personales, de tal forma que no sean utilizados para los fines que se requirieron.

Identificar y abordar los riesgos potenciales antes de la conclusión de la transacción puede ayudar a evitar sorpresas desagradables en el futuro. Estamos para ayudarte, escríbeme a rmorales@romeropineda.com.