Los documentos electrónicos

¿Qué son?

Podemos decir que los documentos electrónicos se refieren a aquellos documentos contenidos o almacenados en equipos o soportes informáticos. Son documentos producidos por medios automatizados, contenidos en un soporte –cinta o disco.

Clasificación

Doctrinariamente los documentos electrónicos, se pueden clasificar de la siguiente manera:

1. Atendiendo su firma. Se distinguen los documentos electrónicos firmados o no. Ahora bien, dentro de los firmados, están los hechos con firma electrónica o de otra clase. La existencia de una firma electrónica afecta a las garantías de autenticidad e integridad del documento. A su vez, y dentro de los documentos con firma electrónica, se distinguen también los documentos con firma electrónica avanzada y con firma electrónica reconocida. La firma electrónica avanzada se entiende como la que permite identificar al firmante y detectar cualquier cambio ulterior de los datos firmados, que está vinculada al firmante de forma única y a los datos a que se refiere y que ha sido creada por medios que el firmante puede mantener bajo su control; y la firma electrónica reconocida se entiende como la firma electrónica avanzada basada en un certificado reconocido y generado mediante un dispositivo de firma segura. En nuestro país, al respecto contamos con la Ley de Firma Electrónica (Decreto Legislativo No. 133 del 1-Oct-2015.
2. Atendiendo a un criterio científico. Se distinguen los documentos elaborados por la computadora y los documentos elaborados por medio de la computadora. Los primeros son internos, pues se les ha llamado negocios entre computadoras y los segundos son externos, creados en el tráfico ordinario y con vocación de exteriorización.
3. Atendiendo al modo de creación. Este criterio se refiere a los documentos elaborados por la computadora. Entre éstos se distinguen: a) los documentos electrónicos en sentido estricto y b) los documentos en sentido amplio. Estos últimos son los documentos electrónicos ya creados y en fase de difusión. En sentido estricto cabría, a su vez, distinguir: i)  documentos electrónicos volátiles: aquellos creados en la memoria RAM y que desaparecen cuando se apaga el ordenador; ii) documentos electrónicos permanentes: son los que se insertan en el disquete, disco duro o pendrive; iii) documentos electrónicos inalterables: son los que se fijan en la memoria ROM o CD-ROM no regrabable; iv) documentos electrónicos con dispositivo de acceso, es decir, los que necesitan “pasar por una aduana” para operar, ejemplo: las tarjetas magnéticas.

Similitudes y diferencias

Jurídicamente hablando los documentos físicos y electrónicos presentan similitudes y diferencias a la hora de ser aportados como medios probatorios.

En cuanto a las similitudes podemos mencionar:

1. Son soportes adecuados para contener una declaración de voluntad y son susceptibles de presentarse como medios probatorios.
2. Tanto para el documento escrito como para el electrónico y como presupuesto de su eficacia probatoria, es necesario constatar la autenticidad del documento.
3. Ambos son contundentes medios probatorios hasta el extremo de gozar de eficacia probatoria tasada.
4. Ambos documentos son falsificables.
5. Ambos tipos de documentos conforman una unidad de información que puede plasmarse a través de signos convencionales y fácilmente asimilables por su destinatario (documento escrito) o puede plasmarse a través de “mensajes de datos”, ya sea en forma legible o entendible o en forma encriptada.
6. El documento escrito y el documento electrónico son fácilmente transportables y trasladables de un lugar a otro en los soportes correspondientes.

En lo que respecta a las diferencias, se pueden puntualizar las siguientes:

1. El documento electrónico, a diferencia del documento escrito, no es directamente legible o cognoscible, sino que es necesario un instrumento técnico para acceder a su contenido.
2. La autenticidad e identidad del suscriptor de un documento electrónico es la firma electrónica, y no la manuscrita como lo es en uno escrito. Para superar la ausencia de firma manuscrita en los documentos electrónicos se ha postulado una solución práctica consistente en reconocer y admitir la firma electrónica, formulada conforme a métodos técnicos y jurídicos específicos y como equivalente a la firma manuscrita; no obstante, esta solución no resuelve la problemática de la admisibilidad como medio de prueba de los documentos electrónicos sin firma electrónica.
3. El contenido del documento electrónico pueden ser palabras e imágenes, y también sonidos; mientras que el contenido del documento escrito pueden ser palabras e imágenes, pero nunca sonidos.
4. El documento escrito que se caracteriza por ser una realidad tangible, normalmente presentada en soporte papel; mientras que el documento electrónico es una realidad intangible, perceptible por los sentidos solo si es traducido a través de un medio técnico.

Naturaleza jurídica

Al analizar la naturaleza jurídica del documento electrónico, de acuerdo con la teoría de la equivalencia funcional, el documento en soporte electrónico y el documento en soporte papel despliegan identidad de efectos jurídicos, de lo que deviene la consideración del documento electrónico como prueba documental.

Con fundamento en el principio de la no discriminación y con el objeto de dar cabida a nuevas fuentes de prueba en atención de los avances tecnológicos, se le otorga idéntica virtualidad probatoria al documento escrito y al documento electrónico, pues lo esencial es la existencia de un objeto representativo de interés para el proceso y lo secundario es el soporte (papel, audiovisual o electrónico) en que se recoja.

De acuerdo con las disposiciones establecidas en el Código Procesal Civil y Mercantil (CPCM), se llega a la conclusión que los documentos electrónicos deberán ser tratados con las disposiciones de la prueba documental, pues la única variación que presentan radica en el soporte que las contienen.

Valoración del documento electrónico

Nuestro ordenamiento recoge dos sistemas de valoración de la prueba: la sana crítica y prueba tasada.

Partiendo de la consideración que el documento electrónico debe ser tratado con las disposiciones de la prueba documental, se observa que el art. 341 del CPCM establece en cuanto a su valoración:

“Los instrumentos públicos constituirán prueba fehaciente de los hechos, actos o estado de cosas que documenten; de la fecha y personas que intervienen en el mismo, así como del fedatario o funcionario que lo expide”, agregando: “Los instrumentos privados hacen prueba plena de su contenido y otorgantes, si no ha sido impugnada su autenticidad o ésta ha quedado demostrada. Si no quedó demostrada tras la impugnación, los instrumentos se valorarán conforme a las reglas de la sana crítica”.

De lo antes expuesto, se concluye que el documento electrónico será valorado de forma tasada o, en el caso de haberse impugnado su autenticidad y no haberse demostrado, será valorado a través de la sana crítica.

Ejemplos de documentos electrónicos

1. Correos electrónicos

La eficacia probatoria de la impresión de un correo electrónico tal como si se tratara de un documento escrito tradicional, dependerá de la actitud procesal de la contra parte. Si el correo electrónico no se impugna –o si se reconoce por la parte adversa- tendrán el valor de prueba plena (Art. 341 CPCM) y su eficacia se extenderá a su contenido y otorgantes. Si, por el contrario, se impugna, su eficacia probatoria se valorará conforme a las reglas de la sana crítica; en este caso, puede resultar útil proponer una prueba pericial para acreditar su autenticidad.

Asimismo, la impresión de un correo electrónico en formato papel, se sujeta a las reglas previstas para la aportación de documentos, es decir que debe aportarse con la demanda o con la contestación a la demanda (Art. 335 CPCM)

• Capturas de pantalla de sitios de internet o páginas web

Sobre este tipo de documento electrónico, contamos con un precedente emitido por la Sala de lo Constitucional en el proceso de Amparo 356-2014 en el que la parte actora ofreció como prueba, entre otros, las impresiones de las capturas en pantallas por medio de la página de internet «Gobierno Transparente», a los Ministerios de Justicia y Seguridad Pública, de Defensa Nacional, de Agricultura y Ganadería (MAG) y de Gobernación. Asimismo, ofreció un disco CD-RW que contenía, entre otros: la edición en formato Wordde las capturas en pantallas de la página de internet «Gobierno Transparente», antes mencionadas.

En la sentencia de fecha 17 de enero de 2014, la Sala resolvió lo siguiente:

 [Considerando V.2.C.b] “Las capturas en pantalla de la página de internet ‘Gobierno Transparente’ […], contenidos en el disco CD-RW, se encuentran también incorporados en este proceso mediante prueba documental, por lo que es innecesario valorar separadamente dicho medio de almacenamiento de información en el presente caso”.

[Considerando V.2.D.b] “Por otra parte, el Art. 332 del C.Pr.C.M. reconoce como documentos privados a aquellos cuya autoría es atribuida a los particulares y a aquellos que no cumplen las formalidades legales de los instrumentos públicos. Dichos documentos hacen plena prueba de su contenido y otorgantes si no ha sido impugnada su autenticidad o esta ha quedado demostrada (Art. 341 inc. 2° del C.Pr.C.M.).

“Las impresiones de las capturas en pantalla de la página de internet ‘Gobierno Transparente’ […] constituyen instrumentos privados, ya que en ellos se relaciona que fueron elaborados por […]. La autenticidad de tales instrumentos no ha sido impugnada por los demás intervinientes en este proceso, por lo que constituyen prueba de los hechos que consignan”.

De acuerdo con lo anterior, la Sala de lo Constitucional tuvo por incorporadas las capturas de pantallas de sitios de internet mediante prueba documental y las valoró como documentos privados.